スムーズな運営のコツ

メールのタイムロスをゼロにしよう

お客様とメールで打合せを行う場合、会話の流れを完全に把握した状態で対応する必要があります。打合せの中で依頼された事柄について、少しでも対応漏れがあれば、すぐに信頼を失ってしまいます。

お客様に繰り返し利用していただくためには、信頼を得ることが絶対条件ですから、メールでの正確な対応は重視すべきポイントだといえます。

すべての会話が1ページにまとまればいいのにな~

そんな思いから、私はお客様と打合せを行う専用掲示板を製作して、サイト内に設置しました。

お客様個別に用意する、IDとパスワードで保護された打合せ専用の掲示板です。

私が画像などを添えて書き込むと、お客様にメールで通知されます。お客様はそのメールに記載されたURLをクリックすると、専用の掲示板に入ることができます。

内容を確認後、掲示板内に返事が書けるようになっており、必要に応じて画像などのデータを添付することも出来るようになっています。

お客様が返事を書き込むと、私の元に通知のメールが届きます。

掲示板システムで、仕事のスピードと質が驚くほど向上

私も、お客様も、その掲示板を見れば、すべてのやり取りが一覧できますので、お互いにとって非常に分かりやすく安心してやりとりが出来ます。

過去のメールを探す時間やストレスがゼロになり、依頼要望事項を見落とすこともほとんどなくなりました。

お客様からも非常に好評で、「このシステムがあるからこのお店を利用している」とおっしゃるお客様も大勢見えます。

しかしながら、そんな掲示板はなかなかありませんので、是非皆さんにも使っていただきたいという思いから、打合せ専用の掲示板システムを作ってみました。

ネットショップ向けに作りました、使ってみてください(^^♪

→ 打合せ伝言板

無料で毎月10個ずつ新しい掲示板を追加することが出来ますので、是非お試しいただければと思います。

実際に使ってみて、「これは便利だぞ、手放せないぞ、月に10個では足らないぞ」という場合には、月額380円で50個の掲示板を追加できるようになりますので、ご検討ください。

お客様が2倍になると、メールの対応に4倍の時間がかかる

例えば、1日に平均10名のお客様から注文があり、発送まで3日必要だとしたら、メールボックスの中には常時30名分のメールが入っていることになります。その中から、目的のメールを探し出す必要があります。

もしお客様の数が2倍に増えたとしたら、メールボックスの中には60名分のメールが入ることになります。60名分のメールの中から必要な1通のメールを探し出す必要があります。

さらに2倍に増えたら、今度はなんと120名分のメールの中から、探す必要があります。

つまり、お客様の数が2倍になるということは、対応する時間は2倍ではなく、それ以上かかることになります。場合によっては、4倍にもなってしまいます。

日経新聞の記事になり注文が爆発、という経験から

私が運営するサイトが、日経新聞の記事になった時に、注文が爆発的に増えたことがあります。
そのときに、思いもよらないことがボトルネックになることに気付かされました。
その経験から、生まれたもののひとつが、この伝言板です。

どれだけ時間が短縮できるか、どれだけストレスフリーになるか、是非ご自身で体験していただければと思います。

余裕の出来た時間を、さらなるサービスの向上や接客の向上に振り分け、リピートのお客様がドンドン増える良いスパイラルができるきっかけになれば幸いです。


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売れるネットショップ作りのコツ